Antes, durante y después del evento desde los ojos del staff
Peredo, Jacqueline.
01/12 2018. Guadalajara, Jal. - El Sistema de Universidad Virtual (SUV), de la Universidad de Guadalajara, celebra el XXVI Encuentro Internacional de Educación a Distancia dentro de los días 26 a 30 de noviembre en el Hotel Fiesta Americana en Guadalajara. De manera general, la temática aborda el futuro de la educación, centrándose en los desafíos que implica la modalidad en línea o a distancia, empatando con los cambios sociales, culturales y educativos actuales. Al evento asisten educadores, gestores culturales, expertos en tecnología y otros profesionales sobre temas de usos tecnológicos.
Inauguración del XXVI Encuentro Internacional de Educación a Distancia.
El Encuentro sigue cinco temáticas:
- Aprendizaje exponencial
- Revolución tecnológica y nuevas profesiones
- Desafíos de la educación a distancia
- Calidad educativa, retos y visión prospectiva
- Innovación educativa
El Encuentro Internacional de Educación a Distancia se celebra desde 1992 con todos los años consecutivos en su realización. El Mtro. Manuel Moreno fue el pionero de dicho evento, posteriormente de 2006-2008 el Dr. Edmundo Sánchez Medina, quien también fue rector de SUV; de 2009-2016 nuevamente el Mtro. Manuel Moreno y de 2016 a la fecha la Dra. María Esther Avelar Álvarez actual rectora del Sistema, cada uno de ellos junto con el staff realizan cada año el exitoso Encuentro de Educación.
En ocasiones pasa desapercibido el trabajo que se realiza antes, durante y después de los eventos, lo que podríamos llamar como “detrás de cámaras”. Para este Encuentro participan casi todas las áreas del SUV, colaborando de manera directa e indirecta. Se inicia toda la organización con una o varias reuniones del Consejo académico del SUV, acordando fecha y lugar de realización, temática, país invitado, tipo de alimentos para los invitados especiales, entre otras cosas.
El área jurídica se encarga de realizar el convenio con el lugar donde se realizará el evento y también redactar todas las cláusulas de la convocatoria que será publicada. Posteriormente, se consideran los medios para lograr la difusión. El Sistema de Universidad Virtual tiene 5 redes sociales oficiales (Facebook y Twitter), además del principal medio de comunicación que es la página WEB: www.udgvirtual.udg.mx
Los interesados comienzan con el registro en línea, pueden ser ponentes, talleristas y participantes. Para los primeros dos, es necesario que el trabajo que planean presentar en el Encuentro se relacione con la temática y que esté apegado a los requisitos de la convocatoria (http://www.udgvirtual.udg.mx/encuentro/convocatoria), después, debe enviarse el contenido en un breve escrito para su revisión al correo ponencias@redudg.udg.mx dicha revisión se realiza la dirección académica.
La inscripción al evento tiene un costo de $3,000, con algunos descuentos para profesores, estudiantes y egresados UDG. El pago se realiza en línea o acudiendo al banco de su elección. Seguido a ello, será necesario enviar el recibo al correo encuentro@redudg.udg.mx, donde el área de pagos de la Unidad de Promoción recibe y registra cada uno de ellos. La facturación se realiza en la coordinación de finanzas y la factura se enviará al registrado por correo electrónico.
La Lic. Laura Topete es la jefa de la unidad de promoción, ella se encarga de la logística del evento: conocer los espacios, ordenar los acomodos de los salones y considerar su capacidad, los traslados de los invitados especiales del aeropuerto a la sede del Encuentro y viceversa, así como su hospedaje; también sugiere y opina sobre los restaurantes en los que comen o cenan dichas personas, las comidas para todo el staff que colabora durante el Encuentro, y estar atenta a las peticiones y necesidades de los conferencistas, ponentes y talleristas.
La unidad de promoción debe trabajar a la par de las demás coordinaciones, en especial el área académica, que es el Instituto de Investigación, quienes hacen contacto con conferencistas, ponentes y talleristas para armar el programa de toda la semana, por supuesto bajo la revisión y aprobación de la Rectora la Dra. Avelar.
El lunes 26 de noviembre personal de protocolo, preparó a muy temprana hora el presídium con los personificadores de quienes inauguraran el encuentro: aguas para cada uno de ellos y la revisión de todo para que estuviera en orden, la revisión de esta sala y de las que se utilizarían el resto del día. El área de producción se instaló desde el sábado 24 con todo el equipo audiovisual, y el lunes realiza las últimas pruebas de sonido.
Cada día es similar, pero con los imprevistos que siempre suelen surgir, los desacuerdos y los regaños que nunca faltan. Mario García, forma parte del staff del encuentro, sobre su experiencia y organización comenta: “Creo que la organización estuvo regular desde la visión interna, hubo tiempos muertos para nosotros, o tal vez éramos demasiadas personas de apoyo. No me gustó que tenían favoritismos para algunos, siendo que todos somos colaboradores, para algunos comida, para otros no, algunos en restaurant otros en Burger King. Sin embargo, creo que fue una buena experiencia, nunca había estado en un evento académico internacional y ver desde adentro todo lo que se realiza, soy en la unidad de promoción, donde es todo lo de logística”.
El miércoles se organizó una noche mexicana para los invitados especiales y personal del staff en el restaurante Martinos. Rectoría, directores del sistema y coordinadores, los organizadores, lograron sorprender a todos con un buffet de exquisitos platillos de comal, pozole y tortas ahogadas, comida típica de México. Además de la presentación de danza mexicana, donde bailarines mostraron trajes aztecas, mayas y tapatíos en un escenario lleno de luces y música.
“El Jarabe tapatío”, baile típico del estado de Jalisco.
Danza mexicana.
El jueves 29 de noviembre sería un día de mesas de trabajo o talleres que serían impartidos por académicos e investigadores del SUV y de otras instituciones educativas. Los participantes, al hacer su registro inicial al Encuentro, eligieron entre alguno de los siguientes:
1. Enseñar innovación a través de la gamificación
2. Diseño curricular disruptivo: cibercultura y transformación de los campos profesionales
3. Aula del futuro: formación para la colaboración
4. Modelos de emprendimiento e innovación
5. Transformación digital de una profesión
6. Diseño instruccional para cursos en línea
7. Economías creativas
8. Diseño de cursos en línea con criterios de calidad
9. Jornada Microsoft
10. Competencias digitales para la investigación en la era de internet
El registro para ese día inició a las 8:00 horas, 10 parejas del staff se instalaron fuera de cada salón para ubicar y dar la bienvenida a los participantes, entregarles una mochila con una libreta y pluma, todo con el logo del Encuentro de Educación y apoyarles en lo que fuera necesario durante la ejecución del taller. Durante los talleres se realizaron actividades dinámicas, con rotafolios, contaron experiencias, presentaron proyectos, etc. Concluyeron a las 19 horas.
Grupo del taller Jornada Microsoft
Actividades en el taller Modelos de emprendimiento e innovación
Ese día se entregaron las constancias, se hicieron dos filas y el mismo personal del registro fue quien hizo entrega del documento para todos los roles de participantes. El viernes 30 de noviembre todo marchó de manera normal, hubo grupos de trabajo, algo similar a lo de un día anterior. A las exactas 13:00 horas dio inicio la sesión de clausura, la Dra. María Esther Avelar fue quien mencionó los agradecimientos a todas las áreas involucradas, algunos con gestos incómodos al no sentir que se les daba el mérito adecuado y otros felices, pues se terminaba una semana larga y pesada. La clausura terminó a las 14:00 horas.
Luego de todo el evento, queda trabajo para otras áreas, por ejemplo, para el área jurídica conseguir las firmas pendientes sobre el derecho de autor de los conferencistas y talleristas con la finalidad de hacer públicas las memorias del evento; finanzas, con el resumen de gastos; la Unidad de Promoción con la corrección de constancias: la dirección académica con la revisión de todos los documentos que serán publicados; coordinación de personal con el conteo de todas las horas extras trabajadas para el personal del SUV, etc.
Así cada año, en una sola semana, en una dependencia de la Universidad de Guadalajara, que logró compartir temas sobre el futuro de las profesiones, la interacción hombre-máquina, la Revolución 4.0, la educación exponencial y los desafíos de la educación a distancia, pero, sobre todo, con un dedicado equipo de trabajo que juntos lograron un exitoso XXVI Encuentro Internacional de Educación a Distancia
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